Simple Workspace, plateforme de publication globale 1/2

Si vous avez lu quelques articles de notre blog Chez-J2S , vous avez peut-être apprécié la diversité des cas d’utilisation de Simple Workspace.

En effet, Simple Workspace est une plateforme de publication globale, utilisée au service de publications vraiment très diverses : des magazines, des catalogues, des étiquettes, des offres commerciales, des flyers, des livres, des fiches produits ou informationnelles, des bannières web ou mail, des documents Excel … ou des kits de jeu personnalisés !

Dans cet article, je vous propose de découvrir quelques-unes des clés qui permettent à Simple Workspace d’être une plateforme de publication globale et pourtant simple à mettre en œuvre.

Tout commence avec les données à publier ?

Eh bien, non : il ne s’agit pas toujours de construire des documents à partir de données, mais parfois de « comprendre » des documents existants, ne serait-ce que pour les placer dans un circuit de validation, ou bien encore les traduire, les adapter ou les compléter.

C’est par exemple le cas d’un imprimeur qui souhaite mettre à la disposition de ses clients et de son studio un outil de relecture et annotations pour fluidifier les BAT et les échanges autour des documents.

Simple Workspace propose une solution très éprouvée pour cela. Les clés ?

• Un moteur workflow puissant et entièrement paramétrable pour lier les utilisateurs à des groupes et rôles, aux mêmes liés aux étapes de validation dans un circuit adapté et flexible.
• Accès standard via un browser : chaque client se connecte sans installation préalable.
• Chemin de fer partagé en temps réel entre tous les utilisateurs.
• Outil d’annotation des pages, capable de suivre les itérations successives d’une page, et donc d’archiver les notes liées à chaque révision.
• Dématérialisation InDesign, pour travailler à plusieurs avec InDesign Desktop sur un même document sans risque de conflit.

On peut aller plus loin à partir de pages existantes.

Par exemple, une entreprise peut avoir besoin de traduire en 15 langues des documents créés par son agence ou son département marketing avec Adobe InDesign. Dans ce cas, il s’agit de comprendre ces fichiers pour en extraire les textes (et les images) à traduire, puis mettre à disposition des traducteurs et relecteurs les outils et workflows pour tout à la fois traduire et construire les nouveaux documents dans leur langue cible.

Simple Workspace propose des outils puissants pour cela. Les clés ?

• Capacité à comprendre entièrement le contenu d’un document InDesign, et à le manipuler pour effectuer des transformations : ici, remplacement de textes et d’images.
• Le moteur workflow pour lier les utilisateurs à des groupes et rôles, aux mêmes liés aux étapes selon les pays et les langues, les traducteurs et les relecteurs, dans un circuit parfaitement adapté et flexible.
• Outil de traduction, en mode grille ou via Excel, avec rendu en temps réel des traductions pour vérifier la mise en page.
• Web2Print : capacité à modifier des pages en ligne.

Automatisation à partir de données ?

Plutôt que de comprendre des documents InDesign préexistants, on peut avoir besoin d’en créer, c’est-à-dire de créer des pages, en y ajoutant des textes, des images, des tableaux, etc.

Il s’agit alors de « comprendre » les données pour générer des « boites » InDesign, placées dans des pages, ou créant des pages remplies par les boites selon un ordre prédéfini.

Dans ce mode, on repose sur les données à publier.

Plus l’automatisation est poussée, plus la publication dépendra des données. A l’extrême, générer un catalogue entièrement automatisé consiste à appuyer sur un bouton pour obtenir quelques centaines de pages ; lors des relectures de ces pages, les corrections consisteront à corriger les données (et non les pages). Idem avec des fiches produits PDF.

Inversement, le placement de données dans les pages peut être une étape préalable mettant les boites à la disposition de maquettistes qui vont alors s’attacher à les rendre attractives ; on parle alors de pages créatives.

Simple Workspace dispose d’outils adaptés à ces modes et aux modes intermédiaires.

Quel que soit le mode utilisé, le résultat produit des « pages », reliées entre elles (ex. un catalogue folioté), ou disjointes (ex. une série d’affiches ou d’étiquettes).

Ce qui a été évoqué au chapitre précédent à propos du travail à partir de documents existants reste vrai lorsqu’il s’agit de pages générées. Par exemple, l’outil de relecture et annotation travaille de la même manière avec des documents générés qu’avec des documents téléchargés.

Données ?

D’une manière générale, générer des boites InDesign requiert 3 ingrédients : des données (par exemple un fichier Excel), une charte graphique (fichier InDesign répertoriant tous les styles à utiliser), et des modules (un ensemble de règles qui décrivent comment données et styles se marient pour créer les boites graphiques dans InDesign).

Simple Workspace permet de gérer différentes sources de données. Les clés ?

• Simple MOM, le hub données de Simple Workspace, autonome ou connecté, lié à votre (vos) modèle(s) de données, qu’elles soient simples (un doc Excel à plat avec des colonnes) ou complexes (un PIM ou un CMS avec des données relationnelles et hiérarchisées), voire avec des milliers de caractéristiques variantes et multilingues.
• Notion de source et d’offre : construction d’entités logiques à publier à partir d’une ou plusieurs sources (un produit et ses références par exemple).
• Simple DAM, pour gérer vos images, autonome ou lié au MOM, pour connecter vos partenaires ou fournisseurs, pour alimenter votre site web, etc.
• Connecteurs et API : Excel reste un outil pratique, mais si vos données sont déjà gérées dans un outil qui vous convient, alors un connecteur est la solution !
• Le moteur workflows de Simple Workspace est ici également une clé essentielle, pour suivre les données à valider, celles qui attendent des images, des flux photo ou 3D sous traités, les fiches à traduire, etc.

Et l’utilisation ?

Simple Workspace organise les travaux sous la forme de dossiers au sein desquels se distribuent vos travaux (les pages), ainsi que les sources de données et les paramètres, avec des mécanismes d’héritages (par exemple, un même DAM utilisé par tout ou partie des documents) et bien entendu, sous le contrôle des droits alloués aux utilisateurs.

Cette organisation est familière aux utilisateurs réguliers de la plateforme (graphistes, maquettistes, administrateurs), mais peut ne pas convenir aux utilisateurs plus occasionnels qui ont besoin d’interfaces plus simples. C’est par exemple le cas d’un commercial , qui souhaite obtenir un PDF constitué de fiches produits pour accompagner une remise de devis à son client.

Simple Workspace adresse différents types d’utilisateurs. Les clés ?

• Droits et workflows coopèrent pour ne montrer que les dossiers utiles aux utilisateurs.
• La notion de formulaire de demande pour déclencher la production de fichiers PDF ou Excel à partir de données.
• Lequel formulaire peut être hébergé par d’autres applications, comme par exemple avec le PIM Quable pour éviter aux utilisateurs de changer d’environnement.

En résumé

Nous n’avons pas abordé toutes les clés liées à la mise en page et aux processus de fabrication, qui feront l’objet d’un prochain article.

Mais j’espère en avoir illustré quelques-unes qui montrent en quoi Simple Workspace est un outil polyvalent et très complet.

Parfois piloté par d’autres logiciels, parfois placé au cœur de studios graphiques, Simple Workspace devient pour nos clients :

• La plateforme qui centralise les données à publier ;
• La plateforme qui gère toutes les publications.

Vous souhaitez en savoir plus ? N’hésitez pas à prendre contact , nos experts seront ravis d’échanger avec vous et de vous présenter Simple Workspace !