Pour le directeur de production du studio, cela devrait être la routine. Le catalogue bi-annuel doit être mis à jour. Les dates d’échéances ont été calées avec l’imprimeur. Mais, surprise, et non des moindres, des changements de chartes sont imposés par le marketing et le studio attend toujours la version définitive de la charte de l’agence. Sans compter qu’il faudra ajouter le temps nécessaire à la mise en place des automatisations ! Le stress monte.
Quand on mène un projet informatique classique, celui commence par un cahier des charges précis qui fait consensus et se termine par une recette qui scelle l’accord entre le client et le fournisseur : tope-là, le projet est fini ! Au milieu, il peut se passer beaucoup de choses : avec les méthodes agiles par exemple, le périmètre fonctionnel peut être ajusté ; il n’est ainsi pas rare non plus que les dates d’échéances prévues évoluent. Enfin, cela va sans dire, l’utilisation de l’outil en production ne peut commencer qu’après la recette.
Quand il s’agit de mener la production manuelle d’un catalogue, c’est différent. Même si l’on peut assimiler la phase de relecture à la recette du projet informatique, la durée du projet est proportionnée au nombre de personnes qui y participent. Si le directeur de production reçoit tardivement la charte, il pourra éventuellement tenir les délais en faisant appel à du renfort. Mieux, il pourrait décider de commencer à travailler avant d’avoir tous les éléments, en comptant là encore sur du renfort dans un second temps.
La mise en place de l’automatisation change la donne puisque le paramétrage de celle-ci peut être assimilé à un projet informatique classique. Or, pour le studio et l’entreprise qui le pilote, au départ, rien ne semble avoir changé. La marketing ne s’inquiète pas du retard pris par l’agence car il se dit qu’il est prêt à financer du renfort. C’est ainsi que l’on peut se retrouver dans une situation ubuesque où il s’agit de mettre en place les automatisations en un temps record, avec un cahier des charges qui évolue au fur et à mesure des retours de l’agence, le tout avec un engagement de qualité puisque le catalogue devra être reconduit pour la période suivante voire pour un autre pays. Catastrophe annoncée !
Les solutions existent. Tout d’abord, dans la prise de conscience par l’entièreté de l’entreprise d’un changement : l’automatisation fait gagner un temps fou, oui, mais elle impose d’être prise en compte tôt dans les processus de décision. La situation idéale est ainsi quand l’agence et le spécialiste de l’automatisation conçoivent ensemble la charte. Ensuite, dans les arbitrages entre ce qui doit être automatisé ou pas. Enfin, dans la communication entre les équipes ; car il est fréquent de trouver ensemble des solutions qui permettent au studio de commencer à produire certaines pages… ce qui laisse plus de temps pour mettre en place les automatisations qui concernent les autres pages.
Cela sent le vécu, me direz-vous. À raison, vous répondrai-je.
Vous le voyez, nous sommes des experts : quelle que soit votre situation, nous pouvons vous aider. Contactez-nous : nous serons ravis d’échanger.
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JY. Jourdain
Cofondateur de J2S