Petite réflexion sur les appels d'offres

Lors de la présentation du rapport d’activité de notre assureur, nous avons été surpris d’apprendre que la gestion des projets représentait une cause de sinistre élevée. D’après une étude du Standish Group ¹ menée entre 2011 et 2015, plus de 71% des projets n’aboutiraient pas comme prévu au départ. En parallèle, après deux tentatives avec des prestataires sélectionnés par appel d’offres, une société de vente à distance que nous n’avions pas su séduire s’est récemment rapprochée de nous. La concomitance de ces deux éléments nous a conduits à quelques réflexions concernant les appels d’offres pour la mise en place de solutions logicielles.

Appels d’offre : mise en avant de nos compétences

Il est vrai qu’à J2S, de manière générale, nous ne sommes pas à très l’aise pour répondre aux appels d’offres. Nous avons du mal à mettre en avant ce qui nous semble des évidences. Avec le recul, ce sont souvent des interlocuteurs externes à J2S qui ont su se projeter pour identifier et valoriser les savoir-faire de J2S. Deux exemples marquants :

1. Générer automatiquement un document, une évidence !

Générer un document pour présenter ses collections de façon graphique et automatique nous paraît tellement évident, pourquoi n’en serait-il pas se même pour tout le monde ?! Heureusement, nous avons croisé la route de Daté Tétégan ² qui a su déceler la puissance de Simple Workspace pour convaincre ses clients de l’intérêt d’une telle solution !

2. Orchestrer la production de catalogues

Nous pouvons également citer ce directeur informatique qui, malgré une soutenance où nous avions été chahutés par des personnes du métier acquises à la concurrence, avait su voir que Simple Workspace était la bonne solution pour orchestrer la production de ses catalogues en s’adaptant à la fois à son organisation et à la diversité des systèmes d’information en place.

Comprendre la demande et le besoin utilisateur

Nous mettons beaucoup d’énergie pour étudier la demande, comprendre les besoins et formuler une réponse en accord avec ce que nous savons et pouvons faire. Nous savons aussi que le diable se cache dans les détails et ce qui peut apparaître comme un détail peut avoir des conséquences lourdes dans un projet.

Ceux qui nous connaissent savent que nous sommes une équipe engagée par ce que nous proposons. Or, dans nos propositions commerciales, notre affinité avec la technique nous amène souvent à être (trop ?) prudents. Notre solution est certes clé en main mais elle est surtout hautement personnalisable pour s’adapter aux besoins spécifiques de nos clients. Comme tout maître d’œuvre qui doit livrer un projet, nous sommes plus enclins à poser des questions pour identifier les enjeux de faisabilité, voire révéler des facteurs de risque, à un stade où ce sont des réponses, même approximatives, qui sont probablement attendues, surtout lorsque les équipes métier impliquées dans la décision ont du mal à se projeter dans une nouvelle solution, sans parler de la résistance naturelle au changement.

Comment concilier une approche commerciale rassurante avec un engagement réaliste de notre part ?

Proof of stake

À notre avis, un appel d’offres doit se limiter à sélectionner quelques solutions. Pour effectuer le choix final, la réalisation d’un Proof of Concept ³ nous semble l’approche la plus sécurisante pour le projet. Véritable boîte à outils, la richesse fonctionnelle de Simple Workspace permet de valider rapidement la faisabilité des points clés d’un projet sans pour autant engager le projet et les coûts qui vont avec. Cela présente également l’avantage de permettre aux équipes de se projeter dans la suite du projet en apprenant à travailler ensemble ; la confiance est un élément essentiel de la réussite d’un projet qui se construit au fil du temps.

Construction de lots fonctionnels

C’est pour cela que nous essayons de toujours articuler notre réponse autour de lots fonctionnels relativement autonomes basés sur une grille thématique que nous avons élaborée au fil de nos projets. Nous avons même nommé cette méthodologie qui se veut avant tout pragmatique : P.P.A.S ⁴. L’objectif est de réduire au maximum les effets tunnel pour arriver à des livrables utilisables de la façon la plus efficace possible.

Amélioration continue

Nous sommes dans une démarche d’amélioration continue et nous refusons de renier ce que nous sommes. Lorsque le rêve doit devenir réalité, nous cherchons à co-construire un futur commun avec nos clients. L’avantage, c’est que nos donneurs d’ordres peuvent être assurés que le projet ira au bout.

N’hésitez pas à nous solliciter pour que l’on vous aide à trouver des solutions dans le cadre de vos projets !

R. Loubéjac

Cofondateur de J2S