Nous sommes à l’ère du partage numérique, qui affecte chaque jour un peu plus toutes les organisations. Qu’il s’agisse de partager dans le domaine de la conception, de la gestion, du marketing, tous les secteurs de toutes les entreprises sont concernés par le partage de ces données, en interne comme avec les tiers : clients, fournisseurs, revendeurs, partenaires.
Sur une série de trois articles, nous allons exposer sur les enjeux d’une solution de gestion des actifs numériques ou DAM (Digital Asset Management). Le premier article traite de la définition des assets numériques.
- Asset, définition
On peut classer les données numériques en deux grandes catégories :
- Celles dont la structure est connue : les bases de données, les données « structurées ».
En général, les bases données gèrent le partage entre N utilisateurs.
- Celles dont la structure est opaque : typiquement, les fichiers.
En général, les fichiers ne sont pas éditables à plusieurs.
Les solutions DAM s’adressent à la seconde catégorie : les fichiers. Dans le contexte DAM, on parle d’assets pour désigner les fichiers qui représentent des actifs, c’est-à-dire une valeur pour l’entreprise.
La notion d’asset recouvre des données et des usages très différents. Exemples :
- Image (TIFF, EPS, PNG, JPEG, …)
- Vidéo (F4V, VOB, MP4, …)
- Document (DOCX, ODT, PDF, HTML, RTF, …)
- Présentation (PPT, KEY, …)
- 2D, 3D, CAO (DWG, DXF, 3DS, IGES, X3D, IFC, …)
- Feuilles de calcul (XLS, ODS, …)
- Vectoriel (SWF, SWC, AI, SVG, …)
- Et tous les autres formats, qui sont nombreux …
Selon les systèmes utilisés (file system, dossier répliqué, up/download, …), on trouve différentes stratégies pour gérer les accès concurrents (verrous, concurrence optimiste …). Mais ces stratégies dépendent de la manière dont chaque logiciel traite ses fichiers (maintient ou non du fichier ouvert durant une session).
Les assets peuvent intégrer des métadonnées (plus ou moins standard), ou non. Certains proposent un preview par défaut, tandis que d’autres doivent être interprétés pour l’obtenir.
Beaucoup d’assets vivent plusieurs vies : création, révision, publication … Dans certains domaines, ces phases s’inscrivent au sein d’un workflow.
Il arrive souvent que les assets soient reliés entre eux : une page embarque des images ou des vidéos, par exemple. En général, mais pas toujours, le système hôte ignore ces liens.
Tous ces éléments (dates accès / création / modification, utilisateurs, descriptions, métadonnées, révisions / versions, statuts workflows, liens, …) constituent, lorsqu’ils sont gérés, autant de moyens de rechercher / filtrer / trier les assets.
- Avec ou sans DAM ?
Sans solution DAM, les assets sont rangés dans un volume disque, une hiérarchie de dossiers, et il faut naviguer dans l’arbre pour les retrouver. Pour un volume réduit et quelques d’utilisateur, c’est suffisant.
À suivre…
D. Lantier
Business Developer
* Crédit: Comic par Thibaut Soulcié ( http://www.soulcie.fr )