Dans les coulisses du Club des utilisateur·rice·s J2S

Le 27 septembre a eu lieu l’édition 2022 de notre Club des utilisateur·rice·s J2S. Nous avons réuni nos client·e·s et partenaires. Au programme de cette journée : les nouveautés de Simple Workspace, quelques exemples de cas clients avec la participation de eg+ worldwide, mais aussi de nos partenaires comme Stibo Systems et Clic2mode… Et l’équipe J2S était au grand complet (Éric manquait à l’appel) pour fêter nos 23 ans d’existences. Tout cela requiert de l’organisation ! C’est précisément ce qui sera évoqué dans cet article.

Le choix de la date et des thèmes

C’est en juin que nous avons choisi la date du 27 septembre. Vous devez vous dire « pourquoi avoir choisi cette date ? » Tout simplement, car c’était bien après la rentrée des classes et le choix d’un mardi semblait plus pertinent pour réunir tous les membres du club. Nous avons donc opté pour cette date et ce jour. Pour ce qui est des horaires la journée a commencé à 9h15 pour se terminer à 17h.

Les préparatifs se sont faits durant la période estivale. Nous avons dressé la liste des invité·e·s, statué sur les points à valider, veillé aux éléments qu’il ne fallait surtout pas oublier, etc. Après cela, les premières invitations sont parties et nous avons sondé l’équipe sur les thématiques et choisi les présentateur·rice·s.

L’idée principale était de laisser la parole à l’équipe en leur permettant d’expliquer leur vision, leur utilisation au quotidien de Simple Workspace, notamment en laissant les intégrateur·rice·s et développeurs nous parler des projets qu’ils côtoient à longueur de journée, ou des fonctionnalités qu’ils améliorent. De plus, c’était un moyen de mettre en avant ceux qui sont dans l’ombre.

Nous avions aussi à cœur de laisser la parole à nos client·e·s pour parler de leur expérience avec la solution, ce fut le cas lors de la présentation commune entre J2S et eg+ worldwide ; Et à nos partenaires pour parler des synergies entre leurs solutions et la nôtre, comme Stibo Systems qui a présenté l’évaluation du ROI lors de la mise en place d’un PIM. Ces types d’initiatives permettent aussi de proposer d’autres axes d’ouvertures dans d’autres domaines, en évoquant des problématiques auxquelles Simple Workspace peut répondre. La présentation de Clic2mode en était l’exemple, en montrant l’automatisation des plans de collection avec Simple Workspace dans l’univers de la mode.

Pour toutes ces présentations, il a fallu réfléchir aux idées à mettre en avant et donc faire des choix ! Nous nous sommes d’ailleurs réunis à plusieurs reprises pour faire le point sur les thèmes et nous prononcer sur les sujets à prioriser et ceux à mettre de côté.
Enfin, après plusieurs arbitrages nous avions notre liste de thèmes :

• Le bilan est les orientations futures de J2S ;
• La production des outils commerciaux avec Simple Workspace  ;
• Les nouveautés de Simple Workspace ;
• La production des documents créatifs dans Simple Workspace (en collaboration avec eg+ worldwide) ;
• Les interconnexions possibles avec Simple Workspace ;
• Les perspectives dans l’univers de l’édition vis-à-vis de l’utilisation de Book generator (notre logiciel de génération automatique de livres).

Par conséquent, nous avons attribué les différents thèmes aux membres de l’équipe et statué sur le temps de parole à la minute près. Chacun·e a ensuite préparé ses contenus, les a mis en forme dans les keynotes dédiés (qui respectaient la charte J2S, les couleurs, les polices, etc.) et les a présentés pour valider la ligne de conduite et les sujets mis en avant. Vous devez vous en douter cela a engendré plusieurs allers-retours pour ajuster les contenus, et cela jusqu’aux premières répétitions… sans oublier que l’équipe continuait à effectuer ses tâches en parallèle.
Nous avions pour présentateur·rice·s du côté de J2S : Julie, Maria, Richard, Jean-Yves, Corentin, Pierre, Christophe, Benjamin et David.

Arrivée à fin août le programme était pratiquement clôturé, et début septembre nous avons commencé à faire les premières répétitions.

*La répétition générale avec les présentateurs :*En partant de la gauche, Pierre, Christophe, Corentin, Maria et Julie.

Benjamin et Corentin en pleine répétition :

Et les Hauts-de-France dans tout ça ?

Comme vous le savez, nous sommes Lillois, donc nous appartenons à la région des Hauts-de-France. Une petite anecdote à propos de l’équipe, beaucoup sont Cht’i et fiers de l’être ! Il fallait donc faire honneur à notre région et mettre tout le monde d’accord.

Il nous semblait important de mettre en avant notre région et ses spécialités et comme il s’agissait aussi de fêter nos 23 d’existences, autant bien faire les choses !

Nous avons opté pour un code vestimentaire pour que toute l’équipe « arbore les couleurs de J2S » en portant le même T-shirt. Pour la réalisation du visuel, nous avons fait appel au Gallodrome , une enseigne très connue à Lille, spécialisée dans la personnalisation de T-shirts, tasses, etc. qui met en avant les références et anecdotes de la région, sans entrer dans le cliché.

La première étape consistait à choisir un visuel proposé parmi plusieurs exemples en rapport avec notre univers, nos habitudes, etc. Nous avions donc le choix, entre partir sur le thème du vélo (car dans l’équipe il y a de grands cyclistes) ou nous tourner vers quelque chose de complètement différent. Après maintes réflexions et des échanges avec le Gallodrome nous avions trouvé notre visuel et de fil en aiguille, nous sommes arrivés à la proposition finale ! Fin août la production des T-shirts était lancée, et pour les accompagner des sacs en toile ont aussi été créés en suivant le même concept.

Le visuel créé par le Gallodrome : avec des clins d’œil à la région et à notre domaine 😉 :  le fameux « Chicon ¹» transformé en « chicomputer ». Je vous laisse découvrir les autres références.

Le T-shirt et le sac du Gallodrome :

Pour l’occasion il y avait des jeux flamands (jeux en bois) pour pousser les membres à se défier et à échanger.

Parmi les jeux en bois il y avait un jeu de « puissance 4 » géant et un chamboule tout :

Le jeu du palet :

Pour régaler les papilles de nos invité·e·s, nous avons offert des gaufres fourrées à la vanille de la célèbre pâtisserie lilloise, la Maison Méert . On ne pouvait pas faire plus Lillois !

Les gaufres de la Maison Méert :

Il a aussi fallu réfléchir à une animation typique de la région. Quoi de mieux qu’un atelier de brassage de bières ? La bière qui pour rappel est très prisée dans la région Haut-de-France. Néanmoins, nous avons dû revoir l’activité au vu du temps que cela pouvait prendre. En effet, il fallait compter environ 2h pour cette animation !
De ce fait, nous nous sommes plutôt tournés vers un atelier de dégustation proposé par Oh my beer . C’était aussi l’occasion de permettre à chacun·e de nos invité·e·s et à l’équipe de déguster une bière différemment et de faire de nouveaux aficionados. Tout cela s’est fait avec modération et en suivant les explications des zythologues ².

L’atelier de dégustation de bières :

Les zythologues donnant leurs explications (ils étaient deux) :

Le choix d’un lieu emblématique

Nous avons accueilli les membres de notre Club à Euratechnologies à Lille dans l’espace VIP situé sur les toits du bâtiment.

Avant d’être le plus grand incubateur de startups en Europe, il s’agissait d’une ancienne filature ³. Nos invité·e·s ont pu parcourir ce lieu historique, en passant par son immense atrium avant d’arriver dans la salle. Du haut du rooftop chacun·e a pu profiter de la vue des alentours de Lille.

Le rooftop et l’espace VIP d’Euratechnologies :

Le jour-J

Nous nous sommes retrouvés aux alentours de 8h pour nous installer dans la salle et réceptionner le premier prestataire, celui des jeux en bois et l’aider à les installer.

À 9h chacun était à son poste, Maria, Julie, Caroline et Lieven, se relayaient pour accueillir les invités à l’entrée, prendre l’ascenseur avec eux et cela jusqu’à l’enregistrement devant la salle. Richard, Jean-Yves, David, et Benjamin accueillaient les invités dans la salle.

Le pôle d’enregistrement :

Dans l’ombre, il fallait veiller au fait que rien ne manquait et que les installations fonctionnaient ; que tous les cadeaux étaient bien préparés et triés ; réceptionner les différentes commandes et les inspecter ; échanger avec les différents prestataires et leur indiquer où se rendre et à quel endroit se placer ; les raccompagner ; accueillir les retardataires, et toujours prévoir le plan B s’il manquait quoi que ce soit.

Et pendant ce temps-là les présentations se déroulaient les unes à la suite des autres chronométrées par Jean-Yves et Richard.

Jean-Yves et Richard en pleine présentation :

Frédéric Marie (Stibo Systems) présentant l’estimation du ROI lors de la mise en place d’un projet PIM :

Eric Lecam (eg+ worldwide), Richard et Corentin sur le thème de Simple Workspace et la production des documents créatifs :

Daté Tétégan (Clic2mode) sur le thème de l’automatisation des plans de collection :

Vers 12h le reste de l’équipe est arrivée. À 12h30 c’était le lancement de l’animation : l’atelier de dégustation de bières, puis tout le monde s’est retrouvé autour du buffet pour le déjeuner.

Aux environs de 16h, place aux gâteaux des 23 ans de J2S.

Les number cakes ! Lisez « 20 + 3 » :

La journée s’est terminée par un tirage au sort, deux beaux lots étaient en jeu : une apple watch et des airpods. Les invité·e·s sont reparti·e·s avec leurs sacs qui contenaient un T-shirt, des gaufres Méert, une bouteille de bière, et avec leurs gains pour les plus chanceux·ses.

Le prochain Club des utilisateurs aura lieu au printemps 2023. Nous vous tiendrons informés dès que la date sera confirmée !

En attendant, nous vous donnons rendez-vous début 2023 pour notre prochain webinar qui présentera l’univers de l’édition du point de vue de J2S. La date est aussi à confirmer.

Restez connecté·e·s à Chez J2S pour connaître les prochaines dates de nos événements et pour être incollable sur l’univers de la production de publications, la saisie de fiches produits, etc. N’hésitez pas à nous contacter , nous serons ravis d’échanger.