Faites faire une série de calculs mentaux à votre interlocuteur pour qu’il se concentre. Demandez lui soudainement de penser à une couleur, puis à un outil. Dans 98 % des cas, vous entendrez « marteau rouge »¹ ! Bien que Simple Workspace n’ait pas de couleur, c’est un outil. Et avant de s’en servir, quand il s’agit de fabriquer des supports, destinés à être imprimés, ou pas, c’est une bonne idée d’apprendre comment il fonctionne pour répondre à la question : comment vais-je organiser mes applications et mes données ?

On vous a attribué le rôle d’administrateur ; votre studio interne fabrique des catalogues récurrents ; vous devez paramétrer Simple Workspace ? Ce document est fait pour vous !

Les acteurs

Simple Workspace est un portail qui permet aux utilisateurs d’utiliser des applications qui fabriquent…

Des offres, autour des références qui leur sont associées.

Des images (ou des vidéos).

Des catalogues (par exemple).

P.-S. Entre autres.

Et de les organiser dans…

Un dossier.

Ou dans un dossier et plusieurs sous-dossiers, ici trois. (Et ainsi de suite.)

Partir de zéro

Il s’agit de la solution la plus directe : chaque dossier porte sa base d’offres, son DAM et le ou les chemins de fer qui utilisent ces offres.

C’est le pays du tout ou rien : s’il s’agit de faire un test, il suffit de dupliquer un dossier complet ; pour paramétrer l’environnement, l’administrateur travaille dossier par dossier ; et les utilisateurs voient toutes les applications de tous les dossiers auxquels ils ont droit d’accéder.

Hériter

Avec… l’héritage

Inconvénient de l’avantage, tout est en double. Or, il peut être nécessaire de pouvoir factoriser certaines données : pour éviter de les recopier et donc pour gagner de la place, parce que ce sont les mêmes données qui sont manipulées partout et que les dupliquer imposerait de les traiter autant de fois qu’il y a de copies, etc.

C’est à ce moment qu’intervient la notion d’héritage.

Simple Workspace permet d’organiser les applications dans des dossiers en mode poupée russe. Mettre en œuvre l’héritage est simple : une application située dans un dossier parent sera vue par tous les dossiers enfants.

C’est le cas de l’exemple ci-dessus : les trois projets partagent l’accès au DAM situé un cran plus haut.

Capitaliser

Avec les automatismes de recopie de données interapplicatives.

Il s’agit d’une variante de la situation précédente. Elle concerne le cas où des supports sont fabriqués de manière récurrente. L’idée est de mettre en place une base centrale d’offres, qui sert de mémoire.

Au début d’un cycle, si une offre proche existe dans cette base, elle est reprise. En fin de cycle, les offres sont reportées dans la base de référence.

Cette organisation permet ainsi à la fois de capitaliser sur des offres déjà construites tout en permettant un fonctionnement cloisonné. Ainsi, certaines données peuvent rester spécifiques au contexte d’un support.

Optimiser

Avec filtres.

Le choix fait ici est conditionné par des enjeux techniques.

Il s’agit de fabriquer un grand nombre de catalogues. Les offres utilisées dans ceux-ci sont spécifiques à chaque support et elles sont liées aux données du PIM, dont le volume est important.

Hors de question donc de dupliquer ces données pour chaque support. In fine, la solution est simple, on stocke toutes les offres dans une seule base autour d’un seul jeu de données du PIM. Comme les applications de Simple Workspace permettent nativement d’appliquer des filtres, quand on travaille sur un catalogue, seules les offres de celui-ci sont montrées.

Rubik’s cube

Pour organiser les applications, Simple Workspace permet d’agir sur quatre leviers combinables :

• L’organisation : les applications peuvent être structurées dans une arborescence de dossiers ;
• Le stockage : la notion d’héritage permet de mutualiser simplement une application et ses données entre plusieurs dossiers ;
• Les vues : les filtres permettent de spécifier quelles données doivent être présentées dans un contexte donné ;
• Les ponts : les liens interapplicatifs permettent les recopies de données entre plusieurs applications².

Simple et puissant…

Vous le voyez, nous sommes des experts de ce sujet : quelle que soit votre situation, nous pouvons vous aider. Contactez-nous  : nous serons ravis d’échanger.

JY. Jourdain

Cofondateur de J2S